|
Fase 1: Når ønskeplan administrator/leder har opprettet en ny ønskeplanperiode og satt denne perioden i fase 1 vil denne vises i MinGat for ansatte som ligger i den aktuelle planen. Når de ansatte åpner planen vises navnet på planen, navn på ansatt, dato intervallet for ønskeplanperioden og hvilken avdeling planen tilhører.
Dersom det er ansatte som ligger i en plan, som ikke har en gyldighetsperiode i hele ønskeplanperioden, vil dette vises ved at cellene frem til start og/eller etter slutt på gyldighetsperioden er gråskraverte.
Forklaringer til de ulike valg/knapper/visninger: Øverst til høyre i vinduet (ved siden av Hjelp) finnes en knapp for utskrift av ønskeplanen i nåværende "tilstand". Du vil her få skrevet ut hele planen med eventuelle feilmeldinger og advarsler, sammendrag og vaktkategoristatistikk.
"Utvidet informasjon": kan slås på for å vise mer informasjon i hver celle. Du vil da se klokkeslett for den aktuelle vaktkoden som er satt inn i cellen. Du vil også se eventuelle vakter fra vaktbok på den aktuelle avdelingen. Dersom du jobber på flere avdelinger vil det ikke vises eksakt hvilken avdeling vakten er på, kun "vaktbok". Denne visningen vil for eksempel være til nytte dersom du ønsker deg en A1 vakt og du allerede er satt opp på en A vakt i vaktboka.
"Snu synlige celler": kan brukes for å snu alle cellene i planen og se informasjonen som ligger på baksiden. Her vil du se historikk over hvilken vakt som opprinnelig var satt opp i tidligere fase for den aktuelle dagen.
Huk på både "Utvidet informasjon" og "Snu synlige celler": Viser en oversikt over vakter i fase 0 (Baseplan) og fase 1 (Ønskefase). Dersom det er lagt inn fravær i cellene vises dette med et ikon og hvilken fraværskode som er blitt brukt.
"Vis nattevaktplassering": Krysser du av her vil du få frem en grønn pil på alle nattevakter som indikerer om nattevakten starter dagen før (peker mot venstre) eller om den starter denne dagen og går til neste dag (peker mot høyre).
"Vis uken før og etter": Viser informasjon om vakter uken før denne perioden starter og uken etter at denne perioden slutter. Vil også vise vakter som ligger i vaktbok eller i andre planer på disse ukene. (NB! Viser ikke vakter fra rullerende planer før disse er iverksatt.)
Registreringsstatus: (meldinger) Dersom det er advarsler/feil i planen vises dette med et gult eller rødt symbol oppe i høyre hjørne, og det vil vises hvor mange advarsler/feil det er i planen. Om du klikker på linken under registreringsstatus vil du se disse meldingene. Du vil ikke få lagret ønskeplanen så lenge det er ulovlige verdier (rødt symbol) i planen. Når symbolet er grønt er planen lovlig og lagre knappen er tilgjengelig.
Ønskeplanen: På venstre side i ønskeplanen er det en kolonne som viser kalender uke og arbeidsplan uke, og på høyre side vises ukesum i timer pr. uke. På midten av oversikten finner du selve ønskeplanen fra mandag til søndag. Øverst i hver av cellene står det dato, eventuelt en vaktkode på midten og nederst finner du ulike symboler med ulike funksjoner. Søndager og helligdager vises med rød skrift - holder du musepekeren over helligdagen viser den hvilke helligdag det er. Oversikten viser kun 6 uker. Dersom planen er over flere uker må du scrolle deg nedover i lista for å se disse.
Registrere vakter i planen i fase 1: For at du skal kunne legge inn egne ønsker i planen må du klikke en gang i den cellen du vil starte med, for eksempel mandagen i uke 1. Denne cellen vil nå få en annen bakgrunnsfarge for å indikere at cellen er aktiv, og brukeren kan nå enten skrive inn den vaktkoden han ønsker seg eller bruke menypilen ved siden av inntastingsfeltet for å velge vaktkode eller en annen funksjon. Når du ønsker deg en vakt (for eksempel en "A1 vakt" på mandag) kan du skrive denne direkte inn, for så å trykke på TAB tasten for å gå videre til neste dag. Da vil tirsdagen bli aktivert, mens A1 vakta blir stående igjen på mandagen.
Om du legger inn en vakt med en vaktkode som er feil/ulovlig vil cellen få rød bakgrunnsfarge, og et rødt symbol vises nede i venstre hjørne av cellen med en forklaring på hva som er feil. Ved å holde musepekeren over feilsymbolet vil det vises en melding med forklaring på hva som er feil. Denne meldingen vil også vises i Registreringsstatus og "Lagre" knappen vil være deaktivert så lenge det er feil i planen.
Dersom en vaktkode enten er satt opp til å ikke kunne brukes på helligdager, enkelte ukedager, gjelder kun for spesielle grupper eller kun brukes for administrasjon, vil ikke denne vaktkoden være tilgjengelig i listen over vaktkoder i nedtrekksmenyen. Dersom en slik kode skrives inn direkte i cellen vil det vises en melding om hvorfor vaktkoden ikke kan benyttes.
På vaktkoder som har pause vil dette vises som et hint når man holder musepekeren over vaktkoden.
Utjevning av vakter fra baseplan vil alltid bli fjernet dersom en vakt i ønskeplanen manipuleres av brukeren. For å få tilbake en utjevnet vakt fra baseplan må man bruke funksjonen "Sett baseplan".
Beskrivelse av meny funksjoner: Sett vaktkode: Gir deg en meny med ulike vaktkoder på avdelingen som kan benyttes i denne cellen, og menyen er gruppert på Vaktkategoriene som er benyttet på den aktuelle avdelingen. Sett frikode: Gir deg en meny med frikoder som kan benyttes i denne cellen. Dagsfravær: Gir deg en meny med de fraværskodene som det er lov å benytte på enkelt dager. Ukesfravær: Gir deg en meny med de fraværskodene som det er lov å benytte på hele uker. Eksempel: hvis du setter inn et ukesfravær på en tirsdag så vil fraværet gå fra tirsdagen til og med neste mandag. Veto: Setter inn veto på den valgte cellen. Blank ut: Sletter innholdet i valgt celle.
Fravær i ønskeplan: Du har mulighet til å legge inn fravær i ønskeplanen. Når det er lagt inn et fravær får cellene lilla bakgrunnsfarge som angir at det er satt inn ønske om fravær i planen. Det vises også et ikon (utgangsdør) nede i venstre hjørne som inneholder et hint om hvilken type fravær som er satt inn. For å oppheve ønsket om fravær kan du klikke på en av cellene i fraværsperioden og velge for eksempel ”Ukefravær” på nytt – da oppheves fraværsønsket og cellen vil bli normal igjen.
Sette inn veto: Veto brukes for å sikre seg visse typer av vakt eller fri i en ønskeplanperiode. Dersom ønskeplanperioden er satt opp til å kunne bruke veto, og det er laget poengregler og du har nok vetopoeng i banken, vil du kunne bruke ”veto” funksjonen i nedtrekksmenyen. Der det er satt inn veto vises dette med en ”hengelås” nederst til venstre i cellen. Når du velger å sette inn veto vil dette koste deg så mange vetopoeng som er definert i poengreglene.
Andre på vakt: Nederst i hver celle finner du et ikon med to mennesker (dersom det er valgt å vise "Andre på vakt" i innstillingene for den aktuelle ønskeplanperioden. Klikker du på dette ikonet, vil du få en liste med andre ansatte som er på vakt denne dagen (får du ikke klikket på ikonet er det fordi det ikke er andre personer som har ønsket seg vakter den dagen).
Snu celler: På høyre side nederst i cellen finner du også et ikon med en grønn ”pil”. Klikker du på denne snur cella seg og du ser informasjonen på baksiden av cella. Informasjonen på baksiden av cella viser historikk for de ulike fasene. Dersom ønskeplanen er i fase 1 vil det vises hvilken vakt som lå i baseplanen og hvilken vakt som nå står i fase 1. Tilsvarende vil vises når ønskeplanen er i fase 2, da utvidet med et felt for vakten i fase 2. Ved å holde musepekeren over feltene vil du se ytterligere informasjon.
Når du flytter musepekeren ut av cellen snus den tilbake igjen automatisk. Det er også mulig å snu alle cellene samtidig (som beskrevet ovenfor) – da krysser du av øverst i venstre hjørne. Da blir alle cellene snudd og vises snudd inntil du fjerner krysset igjen eller scroller nedover i ønskeplanen (dersom perioden er lenger enn 6 uker).
Nedenfor selve planen vises ulik informasjon på følgende faner:
Status:
Bank: Viser de ulike bankene som blir benyttet. "Inn" (Inngående) - verdi du tar med deg inn i ny ønskeplanperiode fra tidligere ønskplanperioder. "O." (Opptjent i perioden) -verdier som er opptjent i ønskeplanen (for eksempel saldotid). "O.b." (Opptjent i bank i perioden) – verdier som er lagt til i banken etter at ønskeplanperioden ble satt i fase 1 (for eksempel timer til avspasering). "B." (Brukt i perioden) - dersom du benytter for eksempel veto eller legger inn ferie i ønskeplanen vil dette vises i denne kolonnen. "U.b." (Uttak fra bank i perioden) - fravær med trekk i bank som er registrert i Gat etter at ønskeplanperioden ble satt i fase 1 (for eksempel ferie). "Ut" (Utgående) - viser det du vil stå igjen med i de ulike bankene dersom ønskeplanen blir iverksatt (p.t.).
Merk: Dersom musepekeren holdes over navnet på banken vises min og maks grensene for de ulike bankene. Spesielt for ansatte/linjer med Timelønnsberegning: ansatte i ønskeplan som har Timelønnsberegning på linjen vil IKKE få noen sjekk på min./maks. grenser for saldotid!
Vaktsummering: Viser antall vakter pr. vaktkategori (dag – aften – natt) den ansatte har satt seg opp på i ønskeplanen. Dersom det er angitt grenser for minimum og maksimum verdier pr. kategori (justert iht. stillingsprosent) vil dette også vises i listen. Dersom ønskene som er satt inn bryter med disse grenseverdiene vil dette vises med rødt.
Meldinger: Her kan du legge inn en melding til leder som leder igjen vil kunne se i den aktuelle ønskeplanen. Dersom leder legger inn en melding i ønskeplanen i Gat til den ansatte, vises dette når du logger deg på MinGat eller trykker på "Påminnelser" inne i MinGat. Meldingene vises som en systemmelding, eller på denne fanen når du åpner ønskeplanen.
Forklaringer: Her vises ulike ikoner og markeringer som finnes i ønskeplanen, og hva de betyr.
Angre/Gjenta: Nederst i venstre hjørne finnes funksjoner for å angre og gjenta en handling/inntasting. Endringer følger den sekvensen de er gjort i.
Blank ut alle: Dersom du ønsker har du mulighet til å legge inn alle vakter på nytt i ønskeplanen - starte med blanke ark. Dette gjør du ved å trykke på knappen "Blank ut alle". Da blir alle cellene i ønskeplanen blanke og du må sette inn vakter slik at du får nok arbeidstimer til at ønskeplanen kan lagres. Når du har klikket på knappen "Blank ut alle" må du bekrefte at du virkelig ønsker å gjøre dette.
Om du allerede har gjort endringer i ønskeplanen for så å klikke på "Blank ut alle", forsvinner endringene du har gjort. NB! Du kan ikke angre denne operasjonen i ettertid, så om du blanker ut alle cellene og egentlig ikke ønsket å gjøre dette, må du lukke planen uten å lagre eller manuelt legge inn alle vaktene på nytt.
Du har kun mulighet til å velge å "blanke ut alle" i fase 1.
Sett baseplan: Du har mulighet til å sette inn baseplanen på nytt hvis du har vært inne å gjort endel endringer, men angrer i etterkant og ønsker å starte på nytt. Når du klikker på denne knappen, må du bekrefte at dette er noe du virkelig ønsker å gjøre. Dersom ønskeplanperioden er satt opp til å "starte med blanke ark" kan du også benytte denne knappen til å fylle ut ønskeplanen din med vaktene som ligger i baseplanen.
Vis Faner: Hvis du ønsker å ikke vise fanene "Status", "Vaktsummering", "Meldinger" og "Forklaringer" tar du bort huken i disse feltene.
Jeg anser meg ferdig i fase 1: Her kan du krysse av før du lagrer ønskene dine. Dette er da et signal til leder at du er ferdig med å legge inn ønsker – og det blir da lettere for leder å se hvem som har ønsket seg ferdig eller ikke. Når du har vært inne å endret noe i de ulike fasene og kun lagrer ønskeplanen uten å huke av for ”ferdig” vil det i listen over ønskeplaner vises en gul varseltrekant som indikerer at ønskeplanen er påbegynt. Men om du huker av i feltet "Jeg anser meg ferdig i fase 1" vil det vises et grønt flagg som indikerer at planen er fullført.
NB! Det er ikke noe ”bindende” med dette krysset – selv om du skulle anse deg som ferdig med å ønske kan du likevel gå inn igjen og endre ønskene dine så lenge planen er i samme fase!
Lagre: Lagrer ønskene dine i databasen (Knappen er deaktivert dersom du har kritiske feil i planen som må rettes opp eller ikke gjort endringer siden forrige lagring).
Lukk: Lukker ønskeplanen uten å lagre endringer.
|